Mitä on itsensä johtaminen?

Keskittyminen on vaikea laji. Häiriötekijöitä on monia, vaikka olisit yksin etätyöbunkkerissasi. Teams, puhelin, twitteri, linkkari, kalenterimuistutukset, omat ajatukset, omat tunteet, omat kehotuntemukset, omat tavat ja tottumukset. Hetkonen, kirjoitinko toisiaan omat ajatukset, tunteet ja kehotuntemukset?!

Yleensä ajatellaan, että haitallisten keskeytyksien aiheuttajat tulevat ulkopuolelta. Totta on, että ulkopuolelta tulevat häiriötekijät ovat suureksi harmiksi ja haitaksi, jos niitä ei osaa ennalta ehkäistä tai sulkea pois tietoisuudesta. On kuitenkin väitetty, että suurin osa keskeytyksistä on itse aiheutettuja. Olet saattanut huomata, että kesken työtehtävä mieleen pälkähtää toiseen työtehtävään liittyvä ajatus, ja kohta oletkin jo siirtänyt huomiosi tuohon toiseen työtehtävään. Näin olet keskeyttänyt alkuperäisen tehtävän. Kun siirryt takaisin sen pariin, saattaa kestää 20-30 minuuttia ennen kuin pääset samaan keskittyneisyyden tilaan kuin ennen (itse aiheuttamaasi) keskeytystä. Keskittyminen ja keskeytyksien hallinta on ajankäytön suunnittelun lisäksi keskeisiä palasia itsensä johtamisessa.

Tänä korona-aikana on monesti peräänkuulutettu itsensä johtamista ja itseohjautuvuutta. Mitä on itsensä johtaminen?

It is a process through which people influence themselves to achieve the self-direction and self-motivation necessary to perform.” – Houghton et al, 2004

Itsensä johtaminen on siis itseensä vaikuttamista, jotta saisimme jotain aikaan. Asiaa pohdittuani päädyin seuraavaan määritelmään:

Omien ajatuksien, tunteiden ja toiminnan suuntaamista tavoitteen saavuttamiseksi tavalla, joka on hyödyllistä itselle ja toisille ja joka ylläpitää hyvinvointia.

Näin ollen itsensä johtaminen ei ole vain ajankäytön suunnittelua, vaikka se onkin tärkeä palanen. Mielestäni itsensä johtaminen edellyttää tietoisuutta mielessä pyörivistä ajatuksista, tunteista ja aikeista toimia. Vasta sen jälkeen voi tietoisesti suunnata ajatuksia, synnyttää ajattelua avaavia ajatuksia, vastaanottaa negatiivisia tunteita toimintakykyä ylläpitävällä tavalla, ylläpitää keskittymistä ja tehdä viisaita tekoja ja päätöksiä tavoitteen saavuttamiseksi. Tämä näin teoriassa. Käytäntö lienee hieman toinen.

Tavoitteen saavuttaminen on tärkeää, mutta kuten Tapani Ahola aikoinaan minua opasti, tavoitteen tulee olla merkityksellinen. Merkitykselliset tavoitteet motivoivat. Mutta mikä on Sinulle merkityksellinen tavoite? Yleisesti ajatellaan, että me ihmiset olemme syvästi sosiaalisia olentoja. Näin ollen tavoitteen tulisi olla suhteessa toisiin ihmisiin. Mitä hyötyä tavoitteen saavuttamisesta on Sinulle ja muille ihmisille?

Onneksi itsensä johtamisen ja itseohjautuvuuden ei tarvitse olla näin teoreettista, vaan sen avuksi on kehitetty lukuisiä menetelmiä. Nämä menetelmät auttavat meitä vastaamaan mm. alla oleviin kysymyksiin.

  • Mitkä ovat tärkeimmät tavoitteet?
  • Mitä hyötyä (lisäarvoa) ne synnyttävät?
  • Mitkä ajatukset ovat hyödyllisiä tavoitteen saavuttamiseksi?
  • Mitkä ovat keskeiset askeleet tavoitteeseen?
  • Millä keinoin vahvistetaan ajattelua avaavia tunteita (, jotta tulee uusia ideoita tavoitteen saavuttamiseksi)?
  • Millä keinoin kohdataan ajattelua kaventavia tunteita (, jos kohtaan vastoinkäymisiä)?
  • Mitä on hyödyllistä tehdä toimintakyvyn ylläpitämiseksi?

Arttu Puhakka
ratkaisukeskeinen valmentaja
UEF CCL

PS Itsensä johtamisen valmennuksia on tarjolla tänä keväänä (1, 2) ja myös tilauskoulutuksena (1, 2 ja 3).

Houghton, J.D., Bonham, T.W., Neck, C.P. and Singh, K. (2004), ”The relationship between self‐leadership and personality: A comparison of hierarchical factor structures”, Journal of Managerial Psychology, Vol. 19 No. 4, pp. 427-441.

Tulokselliset työtavat vai neljä kättä?

Suurin osa meistä suunnittelee mihin aikansa laittaa ja kuinka tavoitteensa saavuttaisi. Kuitenkin lähes 60% ihmisistä kärsii jatkuvasti tunteesta, ettei ehdi tehdä työpäivän aikana kaikkea sitä mitä pitäisi. Tuntuu, että pitäisi olla vähintään neljä kättä. Lisäksi työuupumus lisääntyy jatkuvasti. Nyt kouluista valmistuu jo ihmisiä, jotka pelkäävät uupuvansa ennen 30. ikävuottaan. Suomalaisessa tutkimuksessa todettiin että neljännes työkyvystä huolestunut alle 40-vuotias piti nykyisen työn sisällöttömyyttä suurimpana uhkana työkyvylleen. Lisäksi työn mielekkäällä sisällöllä oli näille ihmisille suurempi merkitys kuin työyhteisöllä. Työn sisältö muuttuu jatkuvasti ja työmme vaatii parempaa psyykkistä toimintakykyä kuin 20 vuotta sitten. Tietotyö on informaation käsittelyä ja tapahtuu entistä enemmän vuorovaikutuksessa toisten ihmisten kanssa.

Tuloksellista-Tietotyötä-aducate

Tuloksellista tietotyötä?

Tietotyöläisen keskeinen tehtävä on ajatella

Tietotyöläisen tuloksellisuus perustuu siihen, kuinka hyvin hän pystyy ja kykenee hyödyntämään ajatteluaan. Ajatustyötä hankaloittavat kuitenkin mm. rasittavat keskeytykset, informaatiotulva, stressi, useat samanaikaiset työtehtävät, tekemättömät työt, aikapaine sekä unen ja levon puute. Ajattelun tehokkuuteen vaikuttavat työtavat ja  ajattelun tavat. Näin ollen voidaan yleistäen tiivistää, että tietotyöläisen tehokkuuden ja laadullaan ajattelun mahdollistavat tulokselliset ajattelutavat sekä toiminta- ja elintavat.

Tulevaisuuden työlle on leimallista toimintaympäristön muutosvauhdin kiihtyminen ja kognitiivisen ei-rutiininomaisen työn lisääntyminen. Tämä edellyttää tietotyöläisen työtapojen kehittämistä ja muuttamista sekä erityisesti jatkuvaa oppimista. Jos tietotyötä tehdään tulevaisuudessa samalla tavalla kuin nyt, niin saadaan samoja (60% ihmisistä kärsii jatkuvasti tunteesta, ettei ehdi tehdä työpäivän aikana kaikkea sitä mitä pitäisi ) tai huonompia tuloksia. ”Näin on aina tehty” ajattelu tavan voi siis unohtaa. Tilalle tarvitaan jotain uutta. Mitä asialle voisimme tehdä?

tuloksellinen-tietotyö-4156

Vanhat työtavat eivät sovi muuttuvaan työhön?

Tarvitsemme uusia kokeiluja

Me tarvitsemme kokeilukulttuuria joka tukee tietotyötä. Työtavat ovat toimintatapoja, automaattisia toimintatapoja. Jopa 90% toiminnastamme perustuu automaattisiin toimintatapoihin. Tämän takia me ihmiset olemme äärimmäisen tehokkaita. Mutta nyt voi olla, että muutosvauhti ajaa omaksumiemme toimintatapojen yli ja ohi. Omaksumamme tavat tehdä tietotyötä eivät yksinkertaisesti enää riitä. Tästä syntyy riittämättömyyden tunne, ja se ahdistaa. Tarvitsemme uusia tapoja tehdä tietotyötä.

Entäs jos tietotyöläisen toimintatapoja kehitettäisiin siten, että ne vastaisivat vielä paremmin nykyistä työelämää? Entä jos osaisimme sanoa ei kiireelle, taklata yllättävät tilanteet ja keskeytykset, osaisimme keskittyä vielä paremmin sekä suunnitella töitämme siten, että ne kaikista tärkeimmät asiat tulisi tehdyksi – olisiko työn tekeminen mielekkäämpää ja kokisimmeko saavamme enemmän aikaan? Ehkä.

Tarvitsemme tuloksellisen tietotyön työtapoja

Talvella 2015-16 valmensimme yli 10 ryhmää tuloksellisen tietotyön työtapoihin. Osallistujat kokeilivat ajanhallinnan ja itsensä johtamisen menetelmiä, haitallisten keskeytyksien vähentämistä, keskittymiskyvyn parantamista sekä erilaisia tapoja toteuttaa kokouksia ja tapaamisia. Tässä muutama kommentti valmennuksiin osallistuneilta:

”rauhallisempaa porukkaa ja tässä hetkessä olevia”,

”pitempi pinna”,

”keskittyminen olennaiseen parempi”,

”menetelmät tarjoavat tavan huoltaa aivoja ja palauttaa keskittymiskyky”

 ”kiireen hallitsee paremmin”,

”kaikkea ei tarvitse myydä, esim. lakisääteisiä ruokataukoja”

 ”palavereissa keskitytään nyt palavereihin, ei vilkuilla kännykkään”

”ahaa elämyksiä”

”kokouksessa ei kannata käydä kahvinjuonnissa”

Osallistujat kokivat, että eivät enää olleet ”virran vietävinä”, vaan he itse päättivät keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Yksi keskittymisharjoituksia kokeillut totesi, että ”aamuiset harjoitukset pelastavat – uskon, että ne ovat pelastaneet minut kahdelta hirvikolarilta”. Keskittymisharjoituksia sisällytettiin työpaikan nykyisiin käytänteisiin kuten taukojumppaan.

Toivomme asiakkaillemme uusia työskentelytapoja ja siten kokemusta mielekkäästä työn tekemistä. Tarkoituksena on, että asiakkaamme kokevat vähemmän häiritseviä keskeytyksiä, osaavat keskittyä vielä paremmin, osaavat käyttää erilaisia menetelmiä ja tekniikoita työnsä aikatauluttamiseksi, suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi.

Ja erityisesti, toivomme tunnetta hallinnasta ja aikaansaamisesta.

Kirjoittaja:

Arttu Puhakka // arttu.puhakka@uef.fi @arttucoach, arttupuhakka.com

Tuloksellisen tietotyön menetelmistä lisää Kokeilukirjassa, jonka kirjoittivat Arttu Puhakka ja Petteri Kallio.