Tulokselliset työtavat vai neljä kättä?

Suurin osa meistä suunnittelee mihin aikansa laittaa ja kuinka tavoitteensa saavuttaisi. Kuitenkin lähes 60% ihmisistä kärsii jatkuvasti tunteesta, ettei ehdi tehdä työpäivän aikana kaikkea sitä mitä pitäisi. Tuntuu, että pitäisi olla vähintään neljä kättä. Lisäksi työuupumus lisääntyy jatkuvasti. Nyt kouluista valmistuu jo ihmisiä, jotka pelkäävät uupuvansa ennen 30. ikävuottaan. Suomalaisessa tutkimuksessa todettiin että neljännes työkyvystä huolestunut alle 40-vuotias piti nykyisen työn sisällöttömyyttä suurimpana uhkana työkyvylleen. Lisäksi työn mielekkäällä sisällöllä oli näille ihmisille suurempi merkitys kuin työyhteisöllä. Työn sisältö muuttuu jatkuvasti ja työmme vaatii parempaa psyykkistä toimintakykyä kuin 20 vuotta sitten. Tietotyö on informaation käsittelyä ja tapahtuu entistä enemmän vuorovaikutuksessa toisten ihmisten kanssa.

Tuloksellista-Tietotyötä-aducate

Tuloksellista tietotyötä?

Tietotyöläisen keskeinen tehtävä on ajatella

Tietotyöläisen tuloksellisuus perustuu siihen, kuinka hyvin hän pystyy ja kykenee hyödyntämään ajatteluaan. Ajatustyötä hankaloittavat kuitenkin mm. rasittavat keskeytykset, informaatiotulva, stressi, useat samanaikaiset työtehtävät, tekemättömät työt, aikapaine sekä unen ja levon puute. Ajattelun tehokkuuteen vaikuttavat työtavat ja  ajattelun tavat. Näin ollen voidaan yleistäen tiivistää, että tietotyöläisen tehokkuuden ja laadullaan ajattelun mahdollistavat tulokselliset ajattelutavat sekä toiminta- ja elintavat.

Tulevaisuuden työlle on leimallista toimintaympäristön muutosvauhdin kiihtyminen ja kognitiivisen ei-rutiininomaisen työn lisääntyminen. Tämä edellyttää tietotyöläisen työtapojen kehittämistä ja muuttamista sekä erityisesti jatkuvaa oppimista. Jos tietotyötä tehdään tulevaisuudessa samalla tavalla kuin nyt, niin saadaan samoja (60% ihmisistä kärsii jatkuvasti tunteesta, ettei ehdi tehdä työpäivän aikana kaikkea sitä mitä pitäisi ) tai huonompia tuloksia. ”Näin on aina tehty” ajattelu tavan voi siis unohtaa. Tilalle tarvitaan jotain uutta. Mitä asialle voisimme tehdä?

tuloksellinen-tietotyö-4156

Vanhat työtavat eivät sovi muuttuvaan työhön?

Tarvitsemme uusia kokeiluja

Me tarvitsemme kokeilukulttuuria joka tukee tietotyötä. Työtavat ovat toimintatapoja, automaattisia toimintatapoja. Jopa 90% toiminnastamme perustuu automaattisiin toimintatapoihin. Tämän takia me ihmiset olemme äärimmäisen tehokkaita. Mutta nyt voi olla, että muutosvauhti ajaa omaksumiemme toimintatapojen yli ja ohi. Omaksumamme tavat tehdä tietotyötä eivät yksinkertaisesti enää riitä. Tästä syntyy riittämättömyyden tunne, ja se ahdistaa. Tarvitsemme uusia tapoja tehdä tietotyötä.

Entäs jos tietotyöläisen toimintatapoja kehitettäisiin siten, että ne vastaisivat vielä paremmin nykyistä työelämää? Entä jos osaisimme sanoa ei kiireelle, taklata yllättävät tilanteet ja keskeytykset, osaisimme keskittyä vielä paremmin sekä suunnitella töitämme siten, että ne kaikista tärkeimmät asiat tulisi tehdyksi – olisiko työn tekeminen mielekkäämpää ja kokisimmeko saavamme enemmän aikaan? Ehkä.

Tarvitsemme tuloksellisen tietotyön työtapoja

Talvella 2015-16 valmensimme yli 10 ryhmää tuloksellisen tietotyön työtapoihin. Osallistujat kokeilivat ajanhallinnan ja itsensä johtamisen menetelmiä, haitallisten keskeytyksien vähentämistä, keskittymiskyvyn parantamista sekä erilaisia tapoja toteuttaa kokouksia ja tapaamisia. Tässä muutama kommentti valmennuksiin osallistuneilta:

”rauhallisempaa porukkaa ja tässä hetkessä olevia”,

”pitempi pinna”,

”keskittyminen olennaiseen parempi”,

”menetelmät tarjoavat tavan huoltaa aivoja ja palauttaa keskittymiskyky”

 ”kiireen hallitsee paremmin”,

”kaikkea ei tarvitse myydä, esim. lakisääteisiä ruokataukoja”

 ”palavereissa keskitytään nyt palavereihin, ei vilkuilla kännykkään”

”ahaa elämyksiä”

”kokouksessa ei kannata käydä kahvinjuonnissa”

Osallistujat kokivat, että eivät enää olleet ”virran vietävinä”, vaan he itse päättivät keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Yksi keskittymisharjoituksia kokeillut totesi, että ”aamuiset harjoitukset pelastavat – uskon, että ne ovat pelastaneet minut kahdelta hirvikolarilta”. Keskittymisharjoituksia sisällytettiin työpaikan nykyisiin käytänteisiin kuten taukojumppaan.

Toivomme asiakkaillemme uusia työskentelytapoja ja siten kokemusta mielekkäästä työn tekemistä. Tarkoituksena on, että asiakkaamme kokevat vähemmän häiritseviä keskeytyksiä, osaavat keskittyä vielä paremmin, osaavat käyttää erilaisia menetelmiä ja tekniikoita työnsä aikatauluttamiseksi, suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi.

Ja erityisesti, toivomme tunnetta hallinnasta ja aikaansaamisesta.

Kirjoittaja:

Arttu Puhakka // arttu.puhakka@uef.fi @arttucoach, arttupuhakka.com

Tuloksellisen tietotyön menetelmistä lisää Kokeilukirjassa, jonka kirjoittivat Arttu Puhakka ja Petteri Kallio.

 

 

Mainokset

Reetta Koski: Fasilitoinnilla onnistunut kokous

Organisaatioissa yleisesti valitetaan, että mistään ei koskaan kerrota. Siksi järjestetään kokous. Sitten kaikki puolestaan valittavat, että kokouksia on liikaa ja ne vievät tehokaan työajan. Olemme noidankehässä, josta pääsee irti vain uudistamalla toimintatapoja. Olen ollut mukana prosesseissa, joilla on pyritty muuttamaan kokouskulttuuria. Jo muutaman työpajan jälkeen huomasin, että samat ongelmakohdat toistuvat kaikissa organisaatioissa: kokouksissa ei osallistuta, kokoukset on liian pitkiä ja niissä on liikaa osallistujia, sitoutuminen löyhää, kokouksia käytetään vallankäytön välineinä…AhneusIhmiset ovat hyvin motivoituneita parantamaan palaverejaan ja haluaisivat, että täydelliseen kokoukseen löytyisi jokin yleispätevä ohje. Kävelykokous, palaveri seisten, läppäri- ja multitaskauskielto, myöhästymissakko, kiertävä puheenjohtajuus… Näistä monet ovat hakeneet muutosta kokouskulttuuriinsa ja onnistuneet. Kun asioita tekee eri tavalla ja ravistelee rutiineja, niin se nostaa energiaa. Ei kuitenkaan ole olemassa taikatemppua, sillä kokouksissa on loppujen lopuksi kyse vuorovaikutuksesta ja johtamiskulttuurista – halusta toimia paremmin.

Ihannetilanteessa palaverit toimisivat omalla painollaan kuin jazz-musiikki parhaimmillaan: kokousta tarvitsisi suunnitella vain päälinjoittain ja silti kaikki tietäisivät, mitä tavoitellaan, ilman nuotteja ja rutiineja. Jokainen saisi olla omalla osaamisellaan mukana ja antaa itsestään sen, mitä tarvitaan yhteiseen tavoitteeseen, onnistuneeseen kokoukseen tai improvisoituun jazzmusiikkiin. ”Bändi” sallii ja kannustaa jäseniään soolo-osuuksiin. Onnistuneiden projektien menetystekijä on yksinkertainen: se on keskittyminen ja asioista oikeasti välittäminen. Tekemiseen pitää löytää yhteinen rytmi, skaala ja fiilis, syy olla osa bändiä vielä seuraavanakin aamuna. Onnistunut kokous on voimavaraistava ei energiaa vievä tai latistava. Mitkä ovat avaimet onnistuneeseen kokoukseen? Paras avain on itseohjautuva työntekijä ja hyvä ryhmädynamiikka. On tärkeää, että kaikki osanottajat tuntevat läsnäolonsa kokouksessa tarpeelliseksi ja tasavertaiseksi. Näihin asioihin tulee panostaa koko ajan – ei vain kokouksissa.

On tärkeää erottaa eri kokoustyypit kokouksen tavoitteen mukaan. Osallistujille pitää tehdä selväksi, onko kysymyksessä päätöksentekokokous, vai informaatiokokous. Ei riitä että tavoitteet on hyvin mietitty, pitää miettiä myös miten niihin päästään. Kokouksia pitäisi uskaltaa johtaa eli ottaa vastuu tavoitteiden saavuttamisesta. Fasilitointimenetelmät ovat yksi toimiva ratkaisu. Fasilitointi-sanan alkuperä on latinankielen sanassa ”facil”, joka tarkoittaa helppoa – kyse on siis jonkin asian helpottamista.

Fasilitaattori auttaa ihmisiä toimimaan ryhmänä, joten käytännössä se on onnistuneiden ryhmäprosessien suunnittelua ja toteutusta. Fasilitoijan tehtävä on suunnitella kokouksen työmuodot niin, että tavoitteet saavutetaan eli oivalluttaa, katsoa että puhevalta jakautuu tasaisesti. Myös osallistujilla on tällöin aktiivisempi rooli kokouksissa. Tarinankertojan puheenvuorot saa tiivistettyä esim ottamalla käyttöön minuuttikierros ja introverttien arvokkaat ajatukset saadaan hyödyksi purkupaperilla. Konsensus-hengessä luotu päätös voi saada uusia näkökulmia, kun päätettävää asiaa käsitellään näkökulmavuorotteulla esim. unelmoijan, kriitikon ja realistin näkökulmista.

Kiteytettybä fasilitointi keskittyy rikastavan ja rakentavan yhteistyön edellytysten luomiseen. Kun panostaa myös alussa oikeanlaisen tunnelman saavuttamiseksi, se maksaa itsensä takaisin, Kokousten ohjaajan ei siis tarvitse olla käsiteltävänä olevan aiheen asiantuntija, vaan tehokkaiden ja inspiroivien ryhmätilanteiden asiantuntija. Luonnollisestikin kokouksen aihetta tuntevia asiantuntijoita tarvitaan.

Svengaavia kokouksia sinun bändillesi uusia instrumentteja hyödyntäen!

ReettaReetta Koski, KM ideoija & oivalluttaja on toiminut kouluttajana Aducaten järjestämissä koulutuksissa.

http://www.ideapakka.fi/